Merhabalar Ofiste Bugün takipçileri.
Bugün sizlere güzel bir konudan bahsetmeye çalışacağım. Ama öncelikle vermek istediğim bir haber var. Akademide takip edenler az çok aşinadır Challenge olayı aldı başını gitti.
Ekip arkadaşımın hafta da 4 yazı yazacağını duyurduğu bir yazı yazdı. Sonra sohbet anında sana da meydan okuyorum var mısın Challenge’a dedi. Ben de durmadım tabi, meydan okuyana meydan okunur. Artık hafta da en az 4 yazı ile buluşacağız.
Dün gece bu kararımı bir daha gözden geçirdim. Yapabilirim dedim. Zaman bulamıyorum diye sızlanıp dururken yapabileceğime karar verip inanınca hemen başladım araştırmalara, ne yazsam ki demelere.
Sonra aklıma bir şey geldi.
Zaman Yönetimi
Sanırım bu işi hakkı ile yapabilmem için, başlangıç yazımda Zaman Yönetimi ile ilgili bir şeyler okumalı, çalışmalar araştırmalar yapmalı ve bunu yazmalıyım dedim.
Bugün yazımda sizlere bu konuda size yardımcı olacak bir yöntem anlatacağım. Birde hazırladığım Excel formatında takip çizelgesini sizlerle paylaşmış olacağım.
Aslında zamanımızı nereye harcadığımızı bilirsek onu yönetmek çok daha kolay olacaktır.
Küçük bir yaşanmış olayla, olayı anlamaya çalışalım.
Daniel çalıştığı firmada terfi etmişti. Nasıl zorlu bir yükün altına girdiğinin farkındaydı ama işlerin bu denli yolundan çıkacağını düşünememişti.
1 ay geçmiş sürekli toplantılar, telefonlar, mailleşmeler derken zamanının nasıl gittiğini bilemiyordu. Masasında ise bakılması gereken dosyalar her gün biraz daha artıyordu.
Ne zaman işlerinin başına geçse ya bir telefon çalar, ya bir mail gelir asıl yapması gereken o işten onu alıkoyardı.
Bir gün şirkette herkes gittikten sonra tek başına kalmıştı. Dosyaların başına oturdu. Ne çalan bir telefon vardı, nede gelen bir mail şimdi işleri ile uğraşabilirdi.
Nereden başlayacağına karar veremedi üsttekilerin hemen yetişmesi gerektiğini düşündü elini üstteki dosyalara attı, ama sonra en alttakilerin çok uzun zamandır beklediğini düşünüp alttakilere bakayım dedi.
Sonra durdu.
Derin bir nefes aldı ve şunları düşündü nasıl bu hale gelebildim.
Zamanını çok iyi kullanan tertipli düzenli bir çalışandı. Ama son görevinden sonra hangi işine ne kadar zaman ayırdığını fark edemediği için önceliklerini belirleyemedi ve Daniel son geldiği noktada kendini sorgularken buldu.
Farkımız Ne?
Peki hangimiz böyle değiliz ki?
Oturup düşünsek hangimiz Daniel’den daha farksızız. En yoğunundan en boş takılanına kadar tek bir cümle var dilimizde zamanım yok. Nasıl oluyor da herkese her gün eşit verilen bu sürede kimi sadece evde tv izlerken zamanı olmadığından bahsederken kimiside holding yönetirken bunu söyleyebiliyor.
Aslında benim kendimde de gördüğüm olay şu. Zamanımız hep var, bizler genelde asıl önemli işe odaklanmaktansa zevk aldığımız bize getirisi belki daha düşük olan işlere yöneliyoruz. Zamanımızı o önemsiz işte uzun süre harcayınca da asıl yapmamız gereken iş için süre daralınca vicdani bir rahatsızlık duyuyor ve dilimizden zamanım yok cümlesi çıkıveriyor.
Zamanımı çok iyi yönetemediğimi düşündüğüm için bu konuları araştırmaya yöneldim. Ama bazı noktalarda iyi benimsediğim olaylar hep oldu.
Üniversite yıllarımda bunu çok defa fark ettim.
Slogan bir sözüm var bu konuyla alakalı.
Boşluk boşluğu doğurur.
Aslında ne kadar boş geçen vakit yaratırsak kendimize o bir bağımlılık gibi yeni boşluklar doğmasını sağlıyor. Bir süre sonra elini kolunu kaldırmaya üşenen hiç bir iş yapmayan, okumayan, dinlemeyen ders çalışmayan, vs yapılabilecek hiç bir işi yapmayan sadece dizi ve film izleyen, o cafe senin bu cafe benim zaman öldüren, oyun oynamaktan kafasını kaldırıp dünyaya ne oluyor ya demeyen genç nesiller yetişiyor.
Kendimi işlerimle ne kadar doldurursam sınavlarıma daha iyi çalışabildiğimi gördüm. Aslında zamanı her iki yönden de kendimiz için biraz kısıtlamalıyız. O zaman hem değerini anlıyoruz hem de çok iyi bir şekilde değerlendirebiliyoruz.
Zaman Yönetiminde Pareto Analizi
Çoğumuz gün içinde bir işle uğraşırken bir mesaj, bir bildirim sesi ile kendimizi akıllı telefonlarımıza, sosyal medyaya yada arkadaşlarımızla sohbete çok kolay kaptırıyoruz.
Bundan iki yıl önce gelen her mesajı anında cevaplardım. Sonra bu işin gerçekten çok yanlış bir şey olduğunu çok fazla zamanımı aldığını fark ettim. Ve bir karar alıp maillerimi ve mesajlarımı cevaplamak için kendime günün belli bir saatini ayarladım. Gece 11 den sonra o gün gelen maillere mesajlara 1 saat kadar cevap vermek için ayırıyorum. Şimdi zamanımın çoğunun gelen yardım isteklerine bilinçsizce gitmediğinin farkındayım. Herkese yine yardım ediyorum ama bilinçli ayrılan bir zaman dilimi içinde.
Zamanımızı kullanırken de pareto ya dikkat etmeliyiz. Yani bize getirisi çok fazla olan %20 işimiz için zamanımızın %80 inini ayırmalı. Getirisi daha düşük olan %80 iş içinde %20 zamanımızı ayırmalıyız. Ama biz ne yazık ki tam tersini yapıyoruz.
Zaman Yönetimi Takip Çizelgesi
Bu formatı iki farklı şey için kullanmanızı tavsiye ederim. Bir iş yerinde geçirdiğiniz zaman zarfında, birde hafta sonunda yada boş günlerinizde yaptığınız işler için ayrı ayrı iki tablo yaparsanız yönetmek sizin için daha kolay olacaktır.
Excel formatımız görüldüğü gibi çok basit aslında. Haftanın günlerini yazıyoruz. Ve gün içinde yaptığımız işleride yukarıya yazıyoruz. Sonra da işleri yaptıkça o iş için harcadığımız süreyi tabloya giriyoruz. Yukarıdaki form örnek bir formdur.
Bir hafta sonra oluşan grafiğimizi alıp okuyabiliriz. O grafikte gördüğümüz tablo ve harcadığımız zamanlar eğer istediğimiz gibi ise o zaman sorun yok. Ama aslında olması gereken şekilde değilse işte bir endüstri mühendisi olarak iyileştirme sürecinin tamda ortasındayım demektir.
Deneyimlerimi 1 hafta sonra gerçek verilerle bir kere daha paylaşacağım. Size verdiğim bu söz beni eminim daha iyi şeyler yapmaya zorlayacaktır.
Bu konuda naçizane tavsiyem bir işte belli bir süre sürekliliği sağlamak için çaba harcayacaksanız bir kişiden bunu haberdar edin ve ona düzenli olarak rapor atın. Bu gerçekten önemli bir motivasyon sağlıyor. Genelde kendimizi şöyle kandırıyoruz kimsenin benim çetelemi tutmasına ihtiyacım yok ben kendim tutarım. %5 ihtimalle evet. Ama %95 imiz ne yazık ki sadece 3 gün devam edebiliyoruz.
Saygı sevgiler efendim. Dediğim gibi artık sık sık buluşacağız.
Selametle.
